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Non si può dire che la conservazione della dichiarazione dei redditi non sia un tema che genera una più che comprensibile confusione fra i contribuenti. Con la moltiplicazione dei documenti fiscali, è lecito chiedersi quando possano essere gettati.

In linea generale, le tempistiche di conservazione seguono quelle di accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate, ovvero di 5 anni. Alcuni documenti, però, potrebbero richiedere 10 o 20 anni.

Per quanto tempo si conservano le dichiarazioni dei redditi

Quello della presentazione della dichiarazione dei redditi è un appuntamento annuale a cui si sottopongono milioni di italiani. Ma una volta consegnato il proprio 730 – o il modello Persone Fisiche – all’Agenzia delle Entrate, cosa succede?

A dispetto delle credenze comuni, la presentazione della documentazione fiscale all’Agenzia delle Entrate non esula dall’obbligo di conservazione – domestica o digitale – della dichiarazione dei redditi. Come già accennato, il cittadino è infatti tenuto a non sbarazzarsi della stessa documentazione per tutto il tempo necessario al Fisco per eseguire tutti i controlli del caso. Di conseguenza, sarà necessario rispettare le tempistiche previste dal D.P.R. 600/1973, che definisce le finestre temporali massime per gli stessi accertamenti. In linea generale:

• sono previsti 5 anni di conservazione per la dichiarazione dei redditi;
• altre tipologie di documenti, che pur concorrono alla definizione della stessa dichiarazione dei redditi, potrebbero richiedere tempi più estesi, dai 10 ai 20 anni.

Quali 730 si possono buttare

Data la precedente premessa, è utile rispondere a una prima e molto frequente domanda: quali 730 si possono buttare?

Come già accennato, i termini di accertamento per la dichiarazione dei redditi – si tratti del 730 oppure del modello Persone Fisiche – è di 5 anni. Tuttavia:

• le tempistiche decorrono dal 31 dicembre successivo alla presentazione. La dichiarazione dei redditi presentata a giugno del 2024, di conseguenza, dovrà essere conservata fino al 31 dicembre del 2029;
• di conseguenza, nel 2024 si potrà eliminare la dichiarazione del 2018, poiché il termine massimo di accertamento si è concluso nel 2023.

È utile però sapere che l’Agenzia delle Entrate ha tempo fino alla fine di dicembre dell’ultimo anno disponibile per i controlli, indipendentemente dal mese in cui è stata inoltrata la documentazione. Per questa ragione, il consiglio è sempre quello di conservare il 730 o il modello Persone Fisiche per almeno sei anni dalla presentazione, così da escludere con relativa certezza la possibilità di imbattersi in errori.

Quali documenti devono essere conservati per 10 anni

Come già spiegato, alcuni documenti – pur rientrando nella stessa dichiarazione dei redditi – devono essere conservati per più di cinque anni. Gran parte di questa disciplina deriva dall’articolo 2220 del Codice Civile, che spiega che alcuni documenti fiscali e contabili non possono essere buttati almeno per 10 anni. La norma riguarda principalmente professionisti e imprese, relativamente alle scritture contabili, ma può avere effetti anche sui privati.

Fra i documenti fiscali dei contribuenti privati che non possono essere gettati prima dei 10 anni, vi rientrano:

• le fatture;
• gli estratti conto bancari;
• le quietanze di pagamento delle imposte;
• le ricevute per le spese di ristrutturazione della casa;
• i documenti relativi a mutui e finanziamenti;
• alcune tipologie di documenti assicurativi.

Bisogna prestare attenzione, però, poiché per alcuni documenti il tempo di conservazione può essere esteso a 15 anni. È il caso, ad esempio, dei documenti relativi alla ristrutturazione della casa, se danno luogo ad agevolazioni fiscali oppure a bonus. In questo caso, la documentazione deve essere conservata per tutto il periodo di fruizione dell’agevolazione – in genere, 10 anni – a cui si deve aggiungere anche la canonica tempistica di conservazione di 5 anni dal termine del beneficio IRPEF goduto.

Le modalità di conservazione delle dichiarazioni dei redditi

Dopo aver visto le principali tempistiche per la conservazione della dichiarazione dei redditi, è utile conoscerne anche le modalità e, fattore non di certo di meno importante, eventuali dubbi ed eccezioni.

Quali documenti devono essere conservati

Innanzitutto, è utile uno sguardo ai documenti che devono essere conservati insieme alla stessa dichiarazione dei redditi, perché ne sono parte integrante. Salvo le eccezioni già specificate nei precedenti paragrafi, anche in questo caso la durata è di 5 anni. In linea generale, non si deve eliminare:

• scontrini parlanti per i farmaci, per le relative detrazioni;
• scontrini fiscali per spese deducibili o detraibili, in caso contrario vanno conservati per almeno 26 mesi;
• fatture per spese mediche;
• certificazioni per le ritenute d’acconto;
• certificazioni relative ai redditi, come la Certificazione Unica;
• ricevute per tutte le spese relative a oneri deducibili o detraibili;
• modelli F24 e altre ricevute che attestano il versamento delle imposte;
• contratti di mutuo per la costruzione, la compravendita o la ristrutturazione della prima casa;
• copie delle polizze per l’assicurazione sulla vita.

Come conservare autonomamente la dichiarazione dei redditi

Sono principalmente due le modalità di conservazione autonoma del 730 o, ancora, del modello Persone Fisiche. In linea generale, il contribuente può decidere di:

• conservare le copie fisiche presso la sua abitazione, purché correttamente autenticate e dotate della ricevuta di presentazione;
• conservare le copie digitalmente, secondo i criteri stabiliti dal DMEF del 17 giugno 2014, ovvero purché integre, autenticate e leggibili nel tempo.

Conservazione della dichiarazione dei redditi dal commercialista

Per chi si affida a un intermediario per la presentazione della dichiarazione dei redditi, come ad esempio il commercialista, è possibile delegare la conservazione almeno parzialmente:

• il commercialista è tenuto a conservare tutta la documentazione a sua disposizione per le tempistiche previste per legge;
• l’obbligo di conservazione da parte dell’intermediario non esula il singolo contribuente, che ne rimane responsabile: dovrà comunque proseguire con la conservazione della sua documentazione fiscale.

Di certo, si tratta di una comodità in più, poiché tramite il commercialista si potranno recuperare eventuali documenti perduti, come copia aggiuntiva.

È utile sottolineare che disposizioni simili sono previste per l’obbligo di conservazione dei documenti 730 al CAF. Anche in questo caso, il singolo contribuente non viene esulato dalla necessità di conservare autonomamente i suoi documenti. Inoltre, sia il commercialista che il CAF hanno la possibilità di delegare la conservazione a società terze, come ad esempio società di archiviazione sicura, in caso non potessero procedere autonomamente nella gestione degli archivi.

Conservazione dei documenti di una persona deceduta

Infine, è utile affrontare una questione che riguarda gli eredi che si trovano ad affrontare una successione. Come ampiamente noto, gli eredi stessi devono occuparsi dell’ultima dichiarazione dei redditi della persona venuta a mancare e, anche in questo caso, vi è un obbligo di conservazione di cinque anni, dall’anno successivo a quello di presentazione. Tuttavia, la documentazione relativa alla stessa successione potrebbe richiedere tempi più estesi.

Tuttavia, è bene consigliare – per ragioni perlopiù di controversie legali fra gli stessi eredi, più che fiscali – l’opportunità di conservare questi documenti anche ben oltre i termini di legge, così da rendere rapida la risoluzione di eventuali diatribe.